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Sauf indication contraire, tout ce qui se retrouve sur ce site est sous license Creative Commons de type Attribution - Non commerciale - Partage à l'identique 2.5 Canada.

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Les textes et documents accessibles seulement aux membres ne sont pas inclus.

Statuts et règlements

Chapitre I: L’identification et les buts

Article 1 – L’identification

Cet organisme porte le nom de l’Association pour la promotion des services documentaires scolaires et s’identifie par le sigle APSDS.

Article 2 – Les buts

L’Association a pour mission de promouvoir le développement des services documentaires, de partager l’expertise du personnel technique et professionnel et d’offrir des occasions de réseautage entre les membres qu’ils œuvrent dans les écoles primaires et secondaires, publiques et privées, ou dans les commissions scolaires.

Elle se fixe les buts suivants:

  1. Favoriser l’utilisation pédagogique des centres de ressources documentaires.
  2. Promouvoir la présence d’un personnel qualifié et compétent, au sein des services documentaires scolaires.
  3. Promouvoir la documentation comme outil de formation et de développement de la personne.
  4. Faciliter le perfectionnement, la communication et la coopération entre les membres.
  5. Promouvoir le développement professionnel de ses membres.
  6. Mettre en évidence et diffuser les réalisations de ses membres.
  7. Agir comme représentant officiel de ses membres auprès d’organismes professionnels et autres.
  8. Promouvoir la concertation et le partenariat avec les autres associations des divers milieux documentaires, tant au Québec et au Canada qu’à l’étranger.

Article 3 – Le siège social

Le siège social de l’Association est établi à l’adresse civique du secrétariat de l’Association par résolution du conseil d’administration.

Chapitre II: Les membres

Article 4 – Catégories de membres

4.1 Le membre individuel: L’expression «membre individuel» désigne toute personne œuvrant dans les centres de ressources documentaires, dans les écoles primaires et secondaires, publiques et privées du Québec et dans les commissions scolaires, ou toute personne intéressée par ce dossier et qui paie sa cotisation annuelle.

4.2 Le membre collectif: L’expression «membre collectif» désigne toute personne morale (corporation, association, institution ou organisme public) à l’exception d’une commission scolaire, d’une école privée ou publique. Le membre collectif désigne une personne physique pour le représenter et paie la cotisation prescrite pour cette personne. Cette personne bénéficie des mêmes droits et privilèges que le membre individuel.

4.3 Le membre honoraire: Le conseil d’administration peut, sur recommandation unanime, nommer un membre individuel «membre honoraire», en raison des services exceptionnels rendus à l’Association. À compter de sa nomination, il est libéré de l’obligation de payer la cotisation annuelle et conserve tous ses droits et privilèges de membre, et ce à vie.

4.4 Le membre retraité: L’expression «membre retraité» désigne une personne qui ne travaille plus dans un emploi rémunéré à temps complet.

4.5 Le membre étudiant: L’expression «membre étudiant» désigne une personne inscrite dans un programme d’études de niveau collégial ou universitaire.

4.6 Le membre institutionnel: L’expression «membre institutionnel» désigne toute personne morale (commission scolaire ou école privée ou publique) à l’exception d’une corporation, d’une association, d’une institution ou d’un organisme public. Le membre institutionnel désigne les personnes physiques à représenter et s’engage à payer la cotisation prescrite pour ces personnes selon l’échelle proposée en fonction du nombre de techniciens en documentation, bibliothécaires et SMTE qui œuvrent dans cette institution. Ces personnes bénéficient des mêmes droits et privilèges que les membres individuels. Le prix d’un membre institutionnel est fixé par les membres du conseil d’administration et il est révisé à chaque an.

Article 5 – Les conditions d’admission

Pour devenir membre de l’Association, il faut:

  1. Remplir un formulaire d’adhésion et le faire parvenir au secrétariat de l’APSDS.
  2. Payer la cotisation annuelle.
  3. Se conformer aux statuts et règlements de l’APSDS.

Article 6 – La cotisation

Le conseil d’administration peut proposer une grille de tarification pour la cotisation selon les différentes catégories de membres. Cette grille de tarification est sanctionnée par l’assemblée générale. La cotisation couvre la période du 1er janvier au 31 décembre de l’année civile.

Article 7 – La radiation

Tout membre de l’APSDS peut être radié de la liste des membres suivant une décision prise par un vote majoritaire du conseil d’administration.

Un manquement grave aux intérêts et aux règlements de l’Association de la part d’un de ses membres peut justifier une telle mesure.

Avant de prononcer la radiation d’un membre, le conseil d’administration doit, par lettre recommandée, aviser ce dernier de la date et de l’heure de l’audition de son cas et lui donner la possibilité de se faire entendre.

Chapitre III: Les structures administratives

Article 8 – L’assemblée générale

8.1 La composition: L’assemblée générale est composée de tous les membres de l’Association.

8.2 Les droits et les devoirs: L’assemblée générale est souveraine. Elle exerce entre autres les fonctions suivantes:

  1. Définir les buts et les orientations de l’Association.
  2. Adopter les statuts et règlements de l’Association.
  3. Adopter le rapport annuel du conseil d’administration.
  4. Étudier et adopter les propositions favorables à l’avancement de l’Association.
  5. Nommer un expert comptable pour la vérification annuelle des états financiers de l’Association.
  6. Élire les membres du conseil d’administration.
  7. Élire les présidents de comité.

8.3 L’assemblée générale régulière: L’Association doit tenir annuellement une assemblée générale de ses membres.

8.4 L’avis de convocation: L’avis de convocation d’une assemblée générale régulière doit parvenir aux membres au moins quinze (15 jours) avant la tenue de celle-ci. Il doit être accompagné:

  1. De l’ordre du jour ainsi que du lieu, de la date et de l’heure de l’assemblée.
  2. De tout avis de motion visant à modifier les statuts et règlements de l’Association.

8.5 Le quorum: Le quorum à une assemblée générale correspond à 10% des membres de l’Association.

8.6 Le vote:

  1. Chaque membre n’a droit qu’à un seul vote.
  2. Toute décision de l’assemblée générale est prise à majorité des votes exprimés.
  3. Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé.
  4. Le vote par anticipation est permis pour élire les membres du conseil d’administration et les présidents des comités. Le formulaire, disponible au secrétariat de l’Association, doit être retourné par la poste avant la tenue de l’assemblée générale.
  5. Le vote par procuration n’est pas autorisé.
  6. Chaque personne inscrite par le biais d’un abonnement institutionnel a un droit de vote.

8.7 L’assemblée générale spéciale: Dix membres de l’Association, sur requête signée conjointement et adressée au secrétariat de l’Association, peuvent demander la convocation d’une assemblée générale spéciale en précisant l’objet de la réunion. Cette assemblée devra être tenue dans un délai de 30 jours. Seules les questions inscrites sur l’avis de convocation seront traitées au cours de l’assemblée générale spéciale.

Article 9 – Le conseil d’administration

9.1 La composition: La composition: L’Association est régie par un conseil d’administration qui est composé de la présidence, de la vice-présidence, du secrétariat, de la trésorerie et d’une coordination.

9.2 Les fonctions: Le conseil d’administration a pour fonction de:

  1. Administrer les affaires régulières de l’Association.
  2. Voir à l’exécution des décisions de l’assemblée générale.
  3. Présenter à l’assemblée générale le rapport annuel de ses activités.
  4. Convoquer les assemblées générales.
  5. Identifier les comités selon les besoins et approuver le plan d’action de chaque comité.
  6. Prendre les mesures qui s’imposent à l’égard d’un membre du conseil d’administration qui manque à ses devoirs.
  7. Combler temporairement les postes vacants au conseil d’administration jusqu’aux prochaines élections.
  8. Former un comité de mise en candidature s’il y a lieu.
  9. Nommer les délégués(es) de l’APSDS auprès d’organismes extérieurs.
  10. Conférer les titres de membres honoraires.
  11. Déterminer l’adresse civique de l’Association.
  12. Rédiger le rapport annuel, en collaboration avec les présidents des comités.
  13. Assurer le transfert des dossiers lors du changement du titulaire de poste.

9.2.1 Le conseil d’administration a pour tâche de nommer un membre au poste de coordonnateur pour le soutien et la coordination des activités de l’Association. Les membres du conseil d’administration élus à l’assemblée générale ont un mois pour nommer un coordonnateur.

9.3 Les réunions: Le conseil d’administration doit se réunir selon les besoins, au moins trois (3) fois l’an, en présentiel ou à distance.

9.4 Le quorum: Le quorum est atteint lorsque la totalité des membres du conseil d’administration sont présents.

Article 10 – Le rôle des membres du conseil d’administration

10.1 La personne élue à la présidence a pour fonction de:

  1. Présider le comité de représentation.
  2. Assurer les communications.
  3. Présider les assemblées générales et les réunions du conseil d’administration.
  4. Signer les chèques et autres effets bancaires conjointement avec la personne occupant le poste à la trésorerie.
  5. Présenter, lors de l’assemblée générale, le rapport des activités annuelles de l’Association.
  6. Être membre d’office de tous les comités.
  7. S’assurer de l’implication de chacun des membres du conseil d’administration et des présidents de comité.

Les tâches pourraient être partagées différemment entre le président et le vice-président selon les intérêts et les compétences de chacun.

10.2 La personne élue à la vice-présidence a pour fonction de:

  1. Siéger d’office au comité de représentation.
  2. Assurer la coordination et le soutien aux communications.
  3. Seconder la personne nommée à la présidence dans la gestion des affaires de l’Association.
  4. Préparer les ordres du jour des réunions du conseil d’administration.
  5. Assumer les responsabilités et les pouvoirs de la présidence lorsque la personne occupant cette fonction n’est pas en mesure d’agir.

Les tâches pourraient être partagées différemment entre le président et le vice-président selon les intérêts et les compétences de chacun.

10.3 La personne élue au secrétariat a pour fonction de:

  1. Collaborer avec la personne nommée à la présidence et aux communications à la rédaction des documents impliquant l’Association.
  2. Assurer l’uniformité des procès-verbaux du conseil d’administration rédigés sur des documents collaboratifs par tous les membres présent et de l’assemblée générale régulière ou spéciale.
  3. S’assurer de la mise à jour des dossiers de l’Association.
  4. Être responsable de la gestion documentaire:
    1. s’assurer de la gestion de l’accès aux documents de l’Association pour les membres des comités pour que ceux-ci puissent mettre à jour les dossiers relatifs à leurs comités;
    2. s’assurer que les comités déposent leur documentation dans l’espace qui leur est réservé.

10.4 La personne élue à la trésorerie a pour fonction de:

  1. Être responsable des opérations financières de l’Association.
  2. Percevoir toute somme d’argent due ou versée au nom de l’Association.
  3. Tenir la comptabilité de l’Association.
  4. Présenter des états de compte à chaque réunion du conseil d’administration.
  5. Signer, conjointement avec la personne nommée à la présidence ou tout autre membre désigné, tous les chèques et autres effets bancaires.
  6. Soumettre les prévisions budgétaires à l’assemblée générale.
  7. Présenter un rapport annuel sur l’état des finances de l’Association.
  8. Siéger d’office au comité des activités.

10.5 La personne nommée par le conseil d’administration au poste de coordonnateur a pour fonction de :

  1. Assurer la coordination et les communications entre les présidents des comités et le conseil d’administration :
    1. Assurer l’avancement des travaux prévus au plan d’action de chaque comité.
    2. Présenter l’avancement des travaux des comités aux membres du conseil d’administration.
    3. Soumettre les demandes des différents comités.
    4. Informer les présidents des comités de la tenue des réunions du CA, une semaine avant la tenue d’une réunion pour leur permettre d’assurer leur suivi.

10.6 Le président sortant a pour fonction de:

  1. Soutenir le président élu.
  2. Assurer la transition des dossiers.
  3. Siéger d’office sur le comité de représentation.
  4. Assurer les suivis pour le comité de représentation.

Le président sortant n’a pas le droit de vote au conseil d’administration.

10.7 Les personnes élues aux postes de président de comité ont pour fonction de:

  1. Recruter les membres de leur comité.
  2. Rédiger un plan d’action annuel et le soumettre au coordonnateur pour approbation par le conseil d’administration.
  3. Remplir les mandats qui leur sont attribués par le conseil d’administration.
  4. Assurer la coordination des travaux de leur comité.
  5. Assurer un suivi avec la personne responsable de la coordination ou le président de l’Association.
  6. Rédiger les communications relatives à leur comité et assurer leur suivi avec le coordonnateur.
  7. Documenter les activités de leur comité en mettant à jour les documents de l’Association relatifs à celui-ci et en aviser le secrétaire.
  8. Rédiger une partie du rapport annuel concernant leur comité.
  9. Assurer le transfert des dossiers lors du changement du titulaire de poste.

Les présidents des comités pourraient être invités à assister à des réunions du conseil d’administration pour faire des suivis de dossiers sans avoir de droit de vote.

Article 11 – Les vacances au conseil d’administration et à la présidence des comités

Toute vacance au conseil d’administration doit être comblée par le conseil d’administration dans les plus brefs délais.

En cas de vacance sur un poste au conseil d’administration, les membres du conseil d’administration peuvent désigner un membre de l’Association, jusqu’à la première assemblée générale suivant cette nomination.

En cas de vacance sur un poste de président de comité, ce dernier assure son remplacement dans les plus brefs délais.

Article 12 – Les élections

Lors d’une élection, l’assemblée nomme un(e) président(e) d’élection et deux (2) scrutateurs (scrutatrices). L’élection des membres du conseil d’administration (à l’exception du coordonnateur) et des présidents de comités a lieu lors de l’assemblée générale annuelle.

12.1 Tout membre en règle de l’Association peut occuper un poste au sein du conseil d’administration et à la présidence des comités. L’élection des membres à chacun des postes du conseil d’administration et de la présidence des comités a lieu lors de l’assemblée générale annuelle.

12.2 Les membres du conseil d’administration et les présidents des comités sont élus pour un terme d’une année. Ils ne peuvent remplir plus de trois mandats consécutifs au même poste, à moins de circonstances exceptionnelles justifiant un prolongement dûment accepté par l’assemblée générale.

12.3 Lors des élections, tous les postes sont en élection à chaque année.

12.4 Mode d’élection: Lors de l’élection d’un poste, les candidats doivent se retirer le temps du vote. L’élection se fait à mains levées à moins qu’un membre demande le vote secret.

12.5 La période de mise en candidature pour un poste s’ouvre lors de l’envoi de l’avis de convocation et se termine lorsque le poste est comblé. Toute candidature peut être soumise, pourvu qu’elle soit proposée par au moins deux (2) membres.

Pour être éligible au poste de président, une personne doit être membre de l’association depuis 3 ans. Un candidat doit en plus obtenir la signature d’un membre sortant du conseil d’administration pour pouvoir se présenter.

Chapitre IV: Les dispositions financières

Article 13 – L’année fiscale

L’exercice financier de l’Association couvre du 1er janvier au 31 décembre d’une année civile.

Article 14 – Les livres de comptabilité

Doivent être inscrits dans les livres de comptabilité tous les fonds reçus ou déboursés par l’Association, tous les biens détenus par elle et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’Association.

Article 15 – La vérification

Les livres et les états financiers de l’Association sont vérifiés chaque année par un expert comptable nommé à cette fin lors de l’assemblée générale annuelle de l’Association.

Chapitre V: Modification et abrogation des règlements

Article 19

Le conseil d’administration peut adopter des statuts et règlements nouveaux, abroger ou modifier ceux qui sont en vigueur, après l’approbation des deux tiers (2/3) des membres présents lors d’une assemblée générale régulière ou spéciale.

Le texte de la proposition d’amendement doit parvenir aux membres avec la convocation à l’assemblée générale régulière ou spéciale.